Nous protégeons vos renseignements personnels

L’Estrimont accorde une grande importance au droit à la vie privée et s’assure de protéger les renseignements personnels qui lui sont transmis en faisant preuve de diligence et de transparence lors de leur utilisation.

Dans les derniers mois, l’Estrimont a révisé ces processus et bonifié ses pratiques en la matière afin de se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, la présente Politique vise à encadrer la collecte et l’utilisation des renseignements personnels c’est-à-dire ceux qui permettent d’identifier une personne physique. Le nom, la signature, les numéros de téléphone, l’adresse postale, l’adresse courriel ainsi que les informations bancaires en sont des exemples.

Collecte des renseignements

Aucun renseignement personnel n’est recueilli lors de l’accès ou la simple navigation sur le site Web de l’Estrimont. Il est à noter cependant que le réseau informatique de l’Estrimont recueille automatiquement certaines informations. Ces dites-informations ne permettent toutefois pas l’identification de l’utilisateur mais elles fournies diverses données liées à différents usages résumés plus loin de la présente Politique.

Les renseignements personnels recueillis par l’Estrimont proviennent directement du client qui les a volontairement transmises verbalement ou par le biais de différentes pages Web ou divers formulaires. Voici des exemples de moyens par lesquels peut s’effectuer la collecte de renseignements personnels…

Réservation ou achat ;
Utilisation du site Web de l’Estrimont ou de la plateforme transactionnelle ;
Communication par téléphone ou par courriel avec un membre de l’équipe ;
Visite de l’établissement ;
Participation à une activité ou un évènement corporatif et/ou social ;
Par l’entremise des témoins de connexion (« cookies ») lors de la navigation sur le site Web ;
Navigation sur les plateformes des partenaires de réservations en ligne ;
Etc.

À noter que cette liste n’est pas exhaustive et peut être appelée à changer, et ce, sans préavis.

Dans quelles circonstances l’utilisation des renseignements personnels requiert le consentement ?

La collecte de certaines informations ou données personnelles est assujettie à certains consentements. L’Estrimont s’engage à faire usage des renseignements personnels conformément à la présente Politique ou à la législation applicable et ce, seulement aux fins desquelles ils sont nécessaires et utiles dans le cadre de ses activités. L’utilisation des renseignements personnels, à l’extérieur de ce cadre, sera faite seulement dans des circonstances exceptionnelles.

Par ailleurs, l’Estrimont s’engage à informer l’utilisateur de toute incidence liée au refus de consentir ou au souhait de retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou au partage de ses renseignements personnels. Il est toutefois important de considérer qu’un refus de consentir au partage des renseignements personnels pourrait potentiellement empêcher l’Estrimont d’offrir les produits ou services demandés.

Il est à noter que le fait 1) d’accéder au site Web de l’Estrimont et/ou 2) de communiquer certains renseignements personnels sur une base volontaire en ayant accepté de se soumettre à la présente Politique de confidentialité, signifie que l’usager autorise la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels telles que définies dans le cadre de ladite politique.

En tout temps, il est possible de communiquer avec l’Estrimont afin de mettre à jour tout renseignement personnel, de modifier ou de supprimer toute autre information recueillie. Pour ce faire, veuillez communiquer par téléphone avec un membre de l’équipe de la réception ou envoyer une demande écrite par courriel à l’adresse suivante : info@estrimont.ca.

Quelles sont les types de renseignements personnels utilisées ?

Considérant la nature des activités de l’Estrimont, ainsi que son modèle d’affaires, plusieurs types de renseignements personnels peuvent être recueillis auprès des clients ou des utilisateurs. En voici quelques exemples :

Renseignements d’identification (nom, prénom, âge, adresse postale, adresse courriel, etc.) ;
Renseignements de paiement (informations bancaires) ;
Renseignements sur l’utilisation du site Web de l’entreprise (témoins de connexion ; « cookies ») ;
Renseignements de fournisseurs externes (numéro d’assurance social, spécimen de chèque, etc.) ;
Renseignements liés au dépôt d’une candidature (informations incluses dans le curriculum vitae) ;
Renseignements liés à la copropriété ;
Etc.

Qui a accès aux renseignements personnels ?

Si vous téléversez une image sur le site web, il est déconseillé de téléverser des images incluant des informations de localisation (EXIF GPS). Les visiteurs du site web peuvent télécharger et extraire toute information de localisation des images sur le site web.

Dans quelles circonstances les renseignements personnels sont-ils communiqués à des tiers ?

Dans le cadre de ses différentes activités, l’Estrimont doit parfois transmettre certains renseignements personnels à des tiers, des fournisseurs de services ou autres partenaires. Il faut savoir que l’Estrimont procède au partage d’informations de bonne foi et que les renseignements personnels sont utilisés par les dits-fournisseurs et partenaires seulement dans le cadre de la prestation du ou des services demandés. Encore une fois, dans certaines circonstances, votre consentement peut être requis.

Voici la liste des activités (ou autres) pour lesquels l’Estrimont requiert les services de fournisseurs ou de partenaires externes :

Appels téléphoniques et réservations ;
Traitement des paiements ;
Gestion des courriels ;
Publicité ;
Services et produits informatiques ;
Services infonuagiques, d’hébergement Web et de traitement de données ;
Plateformes d’acquisition de talents ;
Organisation du travail ;
Etc.

Veuillez noter que l’Estrimont s’assure des bonnes pratiques de ses fournisseurs et partenaires en matière de gestion et d’utilisation de renseignements personnels.

Autorités et autres organismes

En vertu de la Loi, certains renseignements personnels peuvent être obligatoirement transmis aux autorités ou à d’autres organismes sans consentement. Les autorités réglementaires ou les ministères en sont des exemples. Par ailleurs, certaines enquêtes ou toute autre disposition légale peuvent requérir la transmission des renseignements personnels aux autorités reconnues.

Liens vers d’autres sites

Le site Web de l’Estrimont peut contenir des liens permettant aux utilisateurs de visiter d’autres sites exploités par d’autres entreprises. Ainsi, veuillez noter que l’Estrimont n’assume aucune responsabilité en ce qui a trait aux pratiques de confidentialité des renseignements personnels ni au contenu de tels sites.

Gestion des renseignements recueillis

La conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés de manière sécuritaire pour la durée où ils s’avèrent utiles à la prestation de services ou à tout autre usage lié à la raison d’être de l’entreprise. Il faut noter que certaines données ou informations personnelles seront conservées dans le respect des lois et règlements mais aussi afin de répondre à toute éventuelle réclamation ou demande jugée légitime et/ou provenant d’instances reconnues.

Conformément à la présente Politique, les renseignements personnels, lorsque recueillis sous forme électronique, sont conservés sur des serveurs sécurisés qui se trouvent au Canada. Il est à noter que l’Estrimont utilise aussi les services de fournisseurs situés à l’extérieur du pays.

Enfin, les renseignements personnels, lorsque recueillis sous forme physique, sont conservés dans les locaux verrouillés de l’Estrimont.

La destruction des renseignements personnels

Une fois la durée de vie atteinte, l’Estrimont s’engage à détruire tous les renseignements personnels et/ou de les anonymiser. Ainsi, tout renseignement obsolète sera détruit selon les règles applicables et par des moyens sécuritaires.

Protection de vos données personnelles

Des mesures de sécurité ont été mises en place par l’Estrimont dans le but de protéger les renseignements personnels. De plus, dans le cadre de ses activités, l’Estrimont s’assure d’utiliser des plateformes ayant un haut niveau de sécurité et ayant elles-mêmes pris des moyens conformes aux standards et aux lois. Voici des exemples de mesures de protection mises en place par l’Estrimont :

Caméras de surveillance dans les aires opérationnelles ;
Gestion rigoureuse des accès physiques et informatiques ;
Clés sécurisées pour l’accès aux bureaux, aux chambres et autres ;
Verrouillage des classeurs ;
Sécurisation des postes de travail informatisés, du ou des serveurs, des réseaux, etc. ;
Mot de passe pour accès à tous les postes de travail informatisés, localement ou à distance ;
Surveillance et contrôle pour la prévention et la détection d’activités suspectes ;
Pratiques internes éthiques ;
Activités de formation et de sensibilisation obligatoires ;
Processus de gestion des incidents de confidentialité et de sécurité ;
Gestion des appels téléphoniques en temps réel :
- Aucune conversation téléphonique enregistrée ;
- Aucune boîte vocale liée aux appels entrants à la réception ;
Etc.

Faire une demande d’accès ou de changement

Pour toute demande, changement ou correction relativement aux renseignements personnels, veuillez communiquer par écrit avec la personne responsable de l’applicable de la Loi à l’Estrimont soit :

Céline Denry
Directrice Générale
44 Avenue de l’Auberge
Orford (Québec) J1X 6J3
cdenry@estrimont.ca

Questions et commentaires

La mission première de l’Estrimont est d’offrir les meilleurs produits et services à sa clientèle. Dans cette optique, il est important d’obtenir de la rétroaction de la part des clients. Ainsi, à l’égard de la protection des renseignements personnels veuillez transmettre par écrit toute préoccupation ou question ainsi que tout commentaire à l’adresse courriel suivante : cdenry@estrimont.ca.

Mise à jour de la politique

L’Estrimont s’accorde le droit d’apporter des modifications à sa Politique en tout temps et sans préavis. La date de la mise à jour est EN SEPTEMBRE 2023.